La digitalización de documentos es el proceso tecnológico que hace posible mediante la fotoeléctricas o de escáner, convertir cualquier contenido en un documento de papel en una imagen digital. Es una de las tendencias en documentación y que permite entre otras muchas cosas la agilidad de trámites, acceso a documentos y no menos importante, cuidar más el medio ambiente.
El proceso de digitalización es computacional y se realiza con una cámara digital o un escáner que toman una fotografía electrónica, para poder convertir la imagen del documento en códigos numéricos o legible en digital..
La digitalización de documentos es una de las forma más seguras de poder archivar gran cantidad de documentos. También es una de las maneras de ahorrar más espacio en oficinas, optimizar recursos y por sobre todo, agilizar el proceso de gestiones, para con eso ganar tiempo.
Objetivos de la digitalización
El objetivo primario de la digitalización de documentos es la de tener una copia fuera de solo el documento original y en un formato más seguro. El hecho de que pase de un formato análogo a digital lo hace más practico, accesible y se resguarda la copia original.
La digitalización de documentos permite:
- Preservar un documento original a salvo del desgaste por uso.
- Conservar el contenido informativo.
La tecnología digital permite capturar los valores de cualquier imagen al margen de su soporte, polaridad, dimensiones, etc. Cualquier imagen o conjunto de ellas puede ser estructurada en bases de datos y ser recuperada en nuevos formatos.
Ventajas de la digitalización
En el caso de la digitalización de documentos las ventajas son demasiadas, es más, no permitimos el lujo de solo citar algunas.
- Rápido acceso a múltiples usuarios en todo el mundo
- Las imágenes pueden rehacerse y mejorarse electrónicamente
- Se pueden obtener copias de alta calidad
- La recuperación automatizada facilita la búsqueda de la información
- Las imágenes pueden reproducirse muchas veces sin pérdida de calidad
- Las imágenes digitales no se deterioran con el uso.
Estas ventajas se traducen en aceleración de procesos, ahorro de tiempo y por sobre todo, beneficios económicos debido a la velocidad.
Si estás necesitando digitalizar tus documentos, contactanos.